培训
在开始使用健身管理系统之前，必须进行培训来保证前台工作人员能最大化的使用管理软件的所有功能。要知道，健身管理系统提供的不仅仅只是如何使用软件的培训，同时我们应通过它学习如何应用软件来管理每天健身房的运营。现在在国外，健身软件管理系统的提供者首先都要对健身房拥有者和主要的员工进行一对一的核心培训课程。针对于健身房业务的不同需要，每一课将演示软件的各种的特点，健身房可以通过电话的方式提出任何疑问或请求帮助。
这些培训课程覆盖了软件的所有基本使用方法。对账户付款程序、管理销售额、吸引新会员、对员工的再培训、及使用报告解决摩擦、降低首付款、预测收入等问题也将进行一系列高级客户化培训。
要想完全掌握使用管理软件，前台销售人员至少要有一定的电脑知识。‘在培训中一个关键的问题就是前台人员对任何一种电脑系统的熟练程度’Nelson说。
通过培训，健身中心的经理们在投资于健身管理软件后可以不断的看到回报。有效的培训增强了所有员工的自信，并能允许他们更加有效的利用软件。Roth说； ‘培训对我们软件供应商至关重要，所以我们已把客户服务延长到了一天24小时，每周5天。’此外，健身房可以直接与专家对话，进行电话培训，在网上获得指导课程。现在，顶尖俱乐部在经营中利用管理软件提高销售，确保每一个使用俱乐部的人都已经付过相应费用，保持已有会员不再流失，控制成本开销。
安全
一个好的健身管理程序可以在会员入场刷卡时自动跳出照片，证明是同一个使用者。入场限制功能可以允许个别会员进入特别的的健身服务场地，比如游泳池也许只有到达一定年龄的人才能进入，在24小时健身（国外一连锁健身俱乐部），非高峰期持卡人通常显示不在会所，只有那些和会员特征相符合的人才能进入。
软件可以在两方面帮助健身房：顾客方和员工方。比如使用图片证明、录象、密码、安全进入〔通常顾客输入一个密码，教练员输入一个密码和指纹〕，可以很容易的分辨进入健身房的是否是持卡人。对于员工来说，你可以把你每个员工的编号输入到系统，这样就让员工仅限于浏览你所希望他们看到的信息。
Nelson说；在健身中心的安全方面最主要问题就是假冒游客入场券，因为有些健身中心通常会发出一些免费入场券，有的人会复制这些入场券并在不同地点的连锁店使用。通过照片，你可以在所有健身连锁店对每个人都有清楚的辨认方法。取代了填写一张单子和签名老方法，如果有人在一个月后再用一张过期的免费入场券后，你就可以通过照片发现他们。Valdez同时强调了安全性的特点，通过照片和指纹扫描的方法，俱乐部就能提高他们的入场的安全性，阻止非会员进入健身中心。这些特点也可以使前台工作人员在会员入场时认识会员，并在会员到期时提醒他们。
而最主要的是，前台信息系统可以使员工知道会员的状况。‘如果该会员未继续付款或付款即将终止，你的员工可以对该会员是否进入俱乐部权利进行思考或提醒会员有关问题’Nelson说。你点几下鼠标，就能得到会员和健身房员工/成员及收款公司间的相关信息了。
除了安全性以外，有些健身管理系统还有一些其它的功能，比如当会员的特别爱好和生日在屏幕中显示出来时，你可以在网络上与会员私聊。这些信息对你的俱乐部开发市场具有不可估量的价值，你可以对关于会员的入场情况、使用情况，及在系统中记录的其它内容给他们写信和通过电子邮箱自动转发。
