建立投诉管理系统
会员对健身俱乐部的投诉可能会涉及到各个方面，如对前台、会籍顾问、教练的服务或对器械质量乃至对洗浴时水温的投诉等等，为了保证各部门处理投诉时能保持一致、通力合作、高效圆满地解决会员的投诉，健身俱乐部就应明确规定处理会员投诉的规范和严格的管理制度。
★健全各种规章制度。明确规定受理会员投诉的部门和专职人员，规定处理投诉的业务流程。
★ 确立受理投诉的标准。要确立统一的受理标准，也就是要把处理投诉的品质统一化。当处理同一类型的投诉时，如果经办的人处理方法不同或对投诉者态度的不同，则势必会失去会员的信赖。因此，不管是从公正处理的角度还是从提高业务效益的角度上来说，都应制订出符合本俱乐部投诉处理的标准。
★处理问题要分清责任。要对会员投诉的内容分门别类，不仅要落实到责任部门和责任人，而且还要明确受理的各部门和具体人员的具体责任。
★详细记录投诉内容。为了能对会员的投诉及时地解决，也为以后的投诉处理提供依据，健身俱乐部接待人员应对每一起会员投诉及处理都做出详细的记录，包括投诉内容、处理过程、处理结果、会员满意度等。
鼓励与方便会员投诉
首先，健身俱乐部应制定明确的服务标准及补偿措施，清楚地告诉会员如何投诉及可能获得什么结果。其次，健身俱乐部应通过媒介告诉会员中心接受投诉的工作部门、程序，以及如果得不到解决，再进一步投诉的联络方法。第三，尽量降低会员投诉的成本，如可以推行免费电话、公布投诉电子信箱等，让会员的投诉变得更方便、畅通、及时。
在我们调查中，北京第一健身俱乐部成立的“俱乐部会员管理委员会”就是个很好的例子。管理委员会可以随时将会员的需求与意见反馈给俱乐部的管理者，这对营造一个和谐的健身环境，提升俱乐部的品质与经济效益会起到积极的作用。
其实，有关鼓励与方便会员投诉的具体方法多种多样，只要健身俱乐部能根据自己的具体情况想出有创意的点子并开始实施，就一定能取得良好的效果，因为方式本身就是一种对健身俱乐部很好的宣传。
