以正确的心态对待投诉
健身俱乐部只有坚持“会员永远都是正确”的观念，才能以平和的心态处理会员的投诉。这包括三个方面的含义：第一，应该认识到，有投诉或不满的会员都是对健身俱乐部仍存有期望的会员，那些对健身俱乐部“沉默”的会员，给俱乐部造成的损失要比那些选择投诉的会员要大得多，因为他们不但有可能转向你的竞争对手，而且还会散布对你不利的信息。第二，对于会员的抱怨行为应该给予肯定、鼓励和感谢，建立鼓励会员投诉的机制，让每一个会员在对俱乐部的服务感到不满意时，能及时地反馈给俱乐部。第三，尽可能地满足会员们不同的要求。对于目前还不能满足会员要求的，也要对会员说明原因，得到会员的理解。在这个方面，一些有外资色彩的健身俱乐部做的非常好，但一些走大众化路线的国内知名俱乐部可能由于价格较为便宜，会员的数量非常得多，在它的某些分店中，一线员工接受投诉的时候态度就不是太好。
建立投诉管理系统
会员对健身俱乐部的投诉可能会涉及到各个方面，如对前台、会籍顾问、教练的服务或对器械质量乃至对洗浴时水温的投诉等等，为了保证各部门处理投诉时能保持一致、通力合作、高效圆满地解决会员的投诉，健身俱乐部就应明确规定处理会员投诉的规范和严格的管理制度。
★健全各种规章制度。明确规定受理会员投诉的部门和专职人员，规定处理投诉的业务流程。
★ 确立受理投诉的标准。要确立统一的受理标准，也就是要把处理投诉的品质统一化。当处理同一类型的投诉时，如果经办的人处理方法不同或对投诉者态度的不同，则势必会失去会员的信赖。因此，不管是从公正处理的角度还是从提高业务效益的角度上来说，都应制订出符合本俱乐部投诉处理的标准。
★处理问题要分清责任。要对会员投诉的内容分门别类，不仅要落实到责任部门和责任人，而且还要明确受理的各部门和具体人员的具体责任。
★详细记录投诉内容。为了能对会员的投诉及时地解决，也为以后的投诉处理提供依据，健身俱乐部接待人员应对每一起会员投诉及处理都做出详细的记录，包括投诉内容、处理过程、处理结果、会员满意度等。
